Do realizacji projektów współpracy ponadnarodowej mają zastosowanie zasady kwalifikowalności  takie jak dla projektów standardowych, zatem cytowany zapis Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL będzie miał zastosowanie również do tego typu projektów.

Pełna treść pytania:

Jesteśmy w trakcie podpisywania umów z Beneficjantami projektów innowacyjnych w ramach Priorytetu IX - konkurs 2010. W związku z tym mam ogromna prośbę odnośnie rozwiania naszych wątpliwości w zakresie budżetu projektu zawartego w umowie ponadnarodowej.

Beneficjent dysponuje budżetem projektu i ma zamiar refundować koszty zadań realizowanych przez Partnera - czy płacąc Partnerowi za zadanie, za kurs przeliczania euro stosuje sie dla całego projektu "sztywno" kurs euro na dzień ogłoszenia konkursu? (tak zostało wskazane w Instrukcji do sporządzania umowy ponadnarodowej).

Biorąc pod uwagę powyższe zależności - w jakiej walucie powinien zostać przedstawiony budżet w umowie ponadnarodowej- euro czy pln? Beneficjent stwierdził ze preferowałby euro, ale w takim razie jak my, jako IP mamy zweryfikować budżet umowy (wyrażony w euro) z budżetem we wniosku (wyrażony w pln)?

Odpowiedź KIW:

Uprzejmie informuję, że Zasady dokonywania wyboru projektów, jak i Instrukcja wypełniania umowy o współpracy ponadnarodowej mówią, że budżet wniosku o dofinansowanie przelicza się na budżet umowy o współpracy zgodnie z obrachunkowym kursem wymiany Komisji Europejskiej z miesiąca ogłoszenia konkursu (link do strony Komisji jest przedstawiony w ww. Zasadach dokonywania wyboru).

Budżet umowy o współpracy ponadnarodowej może być wyrażony w PLN, jeśli partner nie wnosi swoich środków do projektu (cały budżet jest po stronie polskiej) - wtedy kwoty w PLN są ujmowane w budżecie projektodawcy PO KL - partnera nr 1, przy czym proszę pamiętać, że partner ponadnarodowy musi się na takie rozwiązanie zgodzić.

Kwestia kursów stosowanych przy ponoszeniu i rozliczaniu kosztów jest uregulowana w Zasadach finansowania (s. 68).

IP może zatem zweryfikować prawidłowość kursu zastosowanego do przeliczenia PLN z wniosku na EUR do umowy sprawdzając, czy zastosowano odpowiedni kurs KE (o czym mowa powyżej). Należy jednak pamiętać, że ponosząc wydatki i rozliczając je we wniosku o płatność beneficjent zastosuje inne kursy (opisane w Zasadach finansowania), zatem nie unikniemy różnic kursowych.

Tak, istnieje możliwość dokumentacji współpracy ponadnarodowej z partnerem zagranicznym w jednym z języków roboczych np. angielskim.  Tego typu ustalenia leżą w gestii partnerów i powinny zostać określone na etapie przygotowywania umowy o współpracy ponadnarodowej z partnerem (partnerami) zagranicznymi.  W pkt. 4 umowy o współpracy ponadnarodowej „Zagadnienia organizacyjne” należy wpisać: Jaki(e) język(i) roboczy(e) obowiązuje(ą) w ramach partnerstwa? Dotyczy to również kwestii dokumentacji tej współpracy. 
 

Kwestia obowiązku tłumaczenia dokumentów na język polski na żądanie organu kontrolującego wynika z art. 287 ust. 1 pkt. 2, cyt.: „2. Przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli”. Co więcej, pomimo formalnego braku obowiązku tłumaczenia na bieżąco dokumentów, w tym dokumentów finansowych czy księgowych (np. w przypadku kontroli przez Urząd Kontroli Skarbowej lub Urząd Skarbowy) partnerzy mogą w każdej chwili zostać poproszeni przez kontrolujących o przedłożenie takiego tłumaczenia. Nie musi to jednak być tłumaczenie przysięgłe. Mówi o tym art. 21. ust. 5  Ustawy o Rachunkowości, cyt.: „5. na żądanie organu  kontroli lub biegłego reiwidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.”

Należy podkreślić, że dokonywanie rozliczeń pomiędzy partnerami odbywa się wyłącznie na zasadzie refundacji poniesionych wydatków. Zatem partner zagraniczny, zgodnie z obowiązującymi Zasadami finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, nie może wystawiać dokumentów bezpośrednio na partnera (lidera) polskiego – wtedy istnieje  ryzyko zarzutu podwykonawstwa - zlecania usługi do wykonania.  Po to, aby nastąpiła refundacja poniesionych wydatków, partner zagraniczny, dla zaksięgowania swoich wydatków w księgach rachunkowych, musi je mieć wystawione na siebie. Wówczas wystawia on notę obciążeniową na lidera polskiego, do której załącznikami będą faktury, rachunki i inne dokumenty księgowe, wystawione na partnera.  W sytuacji, gdyby dokumenty były wystawiane na lidera polskiego, wówczas partner ponadnarodowy jako podwykonawca nie ponosiłby odpowiedzialności za wykonane zadania, a dodatkowo lider polski nie miałby żadnego wpływu na prawidłowość tych dokumentów.
 

Natomiast kwestia księgowania w § 430 – usługi obce, wydatków partnera, po konsultacji z księgowością KIW, wydaje się być prawidłowa.  Jednakże KIW, z racji swoich funkcji, może jedynie  rekomendować Państwu określone rozwiązania, natomiast  ostateczna decyzja, co do wyboru sposobu rozliczania poszczególnych kosztów, musi zostać podjęta przez daną Instytucję Pośredniczącą.

W ramach projektów współpracy ponadnarodowej PO KL możliwe jest podpisanie umów bilateralnych bądź wielostronnych, jednakże nie więcej niż trzech w ramach jednego projektu. O tym, czy podpisujemy umowę dwustronną czy wielostronną decyduje to, czy nasi partnerzy ponadnarodowi współpracują przy realizacji projektu. Np. mamy lidera z Polski („PL”) oraz partnerów ponadnarodowych A i B. Jeśli Partnerzy A i B współpracują ze sobą (oraz ze stroną polską) podpisywana jest umowa trójstronna PL+A+B. Jeśli zaś pomiędzy A i B nie dochodzi do współpracy, podpisywane są dwie umowy bilateralne PL+A oraz PL+B. Kwestie te regulują „Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL”, dostępne na stronie www.efs.gov.pl oraz na portalu KIW www.kiw-pokl.org.pl.

W przypadku projektów z komponentem ponadnarodowym Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL mówi, iż opis zadań związanych z komponentem musi zostać przedmiotowo i organizacyjnie wyodrębniony z opisu pozostałych zadań projektu. Służy temu zadanie „Współpraca ponadnarodowa”  w punkcie 3.3. wniosku i w tym właśnie zadaniu powinien zostać uwzględniony opis zakładanej współpracy ponadnarodowej, tj. wszystkie zadania przewidziane do realizacji partnerem ponadnarodowym, w tym zadania, za które partner odpowiada i które finansuje.  „Komponent ponadnarodowy” oznacza, iż jedynie część zadań projektu jest realizowana na poziomie ponadnarodowym, zaś w pozostałym zakresie projekt powinien mieć charakter krajowy.
 

Zgodnie z Instrukcją, w ramach zadania „współpraca ponadnarodowa” należy wskazać wszystkie koszty bezpośrednie dotyczące komponentu ponadnarodowego z wyłączeniem kosztów związanych z zarządzaniem projektem, które powinny zostać wskazane w ramach zadania „Zarządzanie”. W omawianym przez Panią przypadku koszty związane ze współpracą ponadnarodową nie powinny przekroczyć 40% wartości całego projektu.
Przypominamy również, iż w projektach z komponentem co najmniej jeden cel szczegółowy (może być więcej niż jeden) odnosi się do współpracy ponadnarodowej.

Biorąc pod uwagę powyższe, a także przedstawione przez Panią informacje, można stwierdzić, iż  omawiany projekt ma znamiona wyodrębnionego projektu współpracy ponadnarodowej (cel główny, wszystkie zadania dotyczą współpracy ponadarodowej, zatem koszty współpracy są ujęte poza jednym zadaniem („współpraca ponadnarodowa”), co nie odpowiada charakterystyce projektów z komponentem ponadnarodowym oraz założeniom konkursu.

Zgodnie z informacjami przedstawionymi powyżej „komponent” oznacza realizację jedynie części zadań we współpracy ponadnarodowej, zatem – teoretycznie może to być większa część (w dokumentach programowych nie ma ograniczeń %, są jedynie zalecenia) – ale nie mogą to być wszystkie zadania (w przypadku gdy wszystkie zadania, a więc i cele dotyczą współpracy ponadnarodowej mamy do czynienia z wyodrębnionym projektem współpracy ponadnarodowej). Zatem w przypadku ograniczenia zadań o zasięgu krajowym do minimum projektodawca naraża się na zarzut „próby” realizacji projektu wyodrębnionego jako projektu z komponentem. Ostateczna decyzja co do pozytywnej oceny takiego projektu należy oczywiście do IP i zależy od specyfiki danego projektu.