Po złożeniu przez Beneficjenta wniosku o dofinansowanie z wprowadzonymi zmianami IP- w zależności od zakresu wprowadzonych zmian- może zażądać od Beneficjenta złożenia zaktualizowanej strategii.
 

Należy jednak podkreślić, iż zgodnie z wytycznymi MRR w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej PO KL- strategia stanowi kluczowe narzędzie zarządzania projektem innowacyjnym wykorzystywanym w trakcie okresowych przeglądów projektów- w trakcie, których weryfikowane są założenia projektu oraz postęp jego realizacji względem założeń strategii.  W związku z powyższym aktualizacja strategii- jeśli jest wymagana przez IP- powinna nastąpić jeszcze przed przeglądem okresowym.

Aktualizacja wstępnej wersji produktu finalnego może nastąpić w formie erraty do załącznika do strategii wdrażania projektu innowacyjnego, lub też może zostać zaktualizowana na etapie przedstawiania ostatecznej wersji produktu finalnego do walidacji. Obydwa rozwiązania są prawidłowe. Przy wyborze jednego z nich, zarówno IOK jak i beneficjent powinni mieć na uwadze wypracowanie produktu finalnego w oparciu o aktualne założenia. Proszę także pamiętać, że w ramach analizy rzeczywistych efektów testowanego produktu beneficjent jest zobowiązany do przeprowadzenia ewaluacji produktu finalnego, która powinna uwzględniać aktualne dokumenty/elementy składowe ocenianego produktu finalnego projektu innowacyjnego.
 

Jeśli osoby biorące udział w testowaniu (zarówno użytkownicy jak i odbiorcy produktu) obejmowane są w tym czasie konkretnym wsparciem, to muszą zostać ujęte w formularzu PEFS. Mogą to być np. warsztaty czy szkolenia, w trakcie których pracownicy zapoznają się z nowym narzędziem i naucza się, jak z niego korzystać w pracy.

W dokumencie „Podsystem monitorowania EFS 2007 dla PO KL. Instrukcji wypełniania Formularza PEFS 2007 dla PO KL” znajduje się informacja o rodzajach wsparcia możliwych do zastosowania na poziomie poszczególnych Priorytetów PO KL wraz z ich głównymi kategoriami (Tabela nr 4 - Rodzaj przyznanego wsparcia).

Zawarcie partnerstwa przed realizacją projektu nie zwalnia projektodawcy  należącego do sektora finansów publicznych z obowiązku stosowania się do zapisów art. 28 a ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, czyli dokonania wyboru  partnera spoza sektora finansów publicznych z zachowaniem zasady przejrzystości  i równego traktowania podmiotów, czyli ogłoszenia otwartego naboru partnerów.  Projektodawca w ten sposób udowadnia, że wybrany partner spełnia wymogi i jest najwłaściwszy do realizacji określonego projektu.
 

Należy podkreślić, że z powodu braku otwartego naboru wnioskodawca może mieć problemy z uzupełnieniem pkt. 3.7  we wniosku o dofinansowanie projektu  (Opis sposobu zarządzania projektem) odnośnie informacji o spełnieniu wymogów w zakresie przejrzystości i bezstronności w wyborze partnerów określonych w art. 28a   w przypadku partnerstwa jednostek publicznych i niepublicznych, gdy liderem jest jednostka publiczna. Jednostka publiczna w tym pkt. oświadcza, że wniosek złożony w partnerstwie spełnia wymogi art. 28a. Brak takiej informacji może w sposób negatywny wpłynąć na ocenę wniosku.

Sposób wyboru partnerów, należących do sektora finansów publicznych przez beneficjenta, będącego jednostką samorządu terytorialnego lub jednostką administracji rządowej, stanowi decyzję beneficjenta i partnerów. Oznacza to, że wybór partnera tworzącego zgodnie z art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) sektor finansów publicznych oparty jest o zgodną decyzję organów lub władz podmiotów, które postanowiły zawrzeć partnerstwo. Tę samą zasadę stosuje się w przypadku wyboru partnera zagranicznego, będącego jednostką publiczną w przypadku projektów przewidujących partnerstwo ponadnarodowe.
Partnerstwo wymaga podjęcia uchwał właściwych organów gmin, powiatu lub województwa przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu oraz zawarcia porozumienia.
W przypadku jednostek zaliczonych do podsektora rządowego sektora finansów publicznych partnerstwa zawierane są na podstawie porozumień.

Są to kwestie, które każdorazowo należy rozstrzygać w sposób indywidualny, dlatego nie jest możliwe podanie katalogu wydatków, które należy uznać za niekwalifikowalne. Można wyróżnić 2 zasadnicze sytuacje:
 

1. Jeśli projektodawca nie przedłożył produktu do walidacji lub uzyskał negatywną walidację z przyczyn nieleżących po jego stronie, czyli w sytuacji, na którą wskazują Wytyczne MRR w zakresie PI i PWP, a która dotyczy wypracowania produktu, który po testach okazał się nieskuteczny - wówczas istnieją przesłanki do tego, by koszty co do zasady uznać za kwalifikowalne (oczywiście pod warunkiem, iż spełniają inne wymogi).
 

2. Jeśli projektodawca nie przedłożył produktu do walidacji lub uzyskał negatywną walidację z przyczyn leżących po jego stronie, czyli w sytuacji, na którą wskazują Wytyczne MRR w zakresie PI i PWP, a która dotyczy błędów wynikających z zarządzania projektem (np. produkt po testach nie został opracowany albo jest niskiej jakościlub stwierdza się, że testy zostały przeprowadzone w sposób nierzetelny itd.) - wówczas wydatki mogą zostać uznane za niekwalifikowalne, przy czym należy przeanalizować, których wydatków to dotyczy. Decyzja należy do IOK jako strony umowy, której obowiązkiem jest przeanalizowanie tych kwestii w odniesieniu do zadań merytorycznych, kosztów zarządzania i innych.

Zgodnie z zapisami dla projektów innowacyjnych testujących w "Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL" (v. 7.5.0) zadania w projekcie innowacyjnym muszą być przedstawione z uwzględnieniem podziału na kolejne etapy i fazy realizacji projektu innowacyjnego testującego zgodnie z "Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL". Opis musi być szczegółowy, tak by z jednej strony dać możliwość zrozumienia na czym zadania w ramach poszczególnych etapów i faz będą polegały i do kogo będą skierowane, a z drugiej strony by oceniający mógł zweryfikować racjonalność załączonego do wniosku harmonogramu, a także by w dalszym etapie oceny było możliwe odniesienie się do przewidywanych na nie wydatków. Nie wystarczy więc, jeśli zadaniem będzie cały etap (np. zad. 1 - Etap Przygotowania, Zad. 2 - Etap Wdrożenia), ponieważ jest to zbyt ogólne ujęcie.

PEFS 2007 (Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007) jest systemem przeznaczonym do monitorowania efektów realizacji projektów standardowych, innowacyjnych oraz współpracy ponadnarodowej dofinansowanych z EFS. Zbiera dane wyłącznie od osób oraz instytucji bezpośrednio objętych wsparciem w ramach PO KL.