Pytanie:
W ramach intensyfikacji działań w zakresie realizacji współpracy ponadnarodowej w ramach POKL, jedną z możliwości jest nawiązanie partnerstwa w trakcie trwania projektu, gdzie beneficjent występuje do IP z wnioskiem o rozszerzenie zakresu projektu o komponent ponadnarodowy definiując obszar i zakres tematyczny współpracy. Beneficjenci zainteresowani nawiązaniem współpracy zwracają się o szczegółowe informacje, które w opinii IP w sposób bezpośredni wpływają na podjęcie przez nich decyzji o celowości nawiązania partnerstwa, a które nie wynikają wprost z zapisów dokumentów programowych i wytycznych, w tym Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL i Zasad finansowania PO KL.
Wprowadzenie wszelkich zmian do projektu powinno zostać poprzedzone rzetelną analizą ich racjonalności i efektywności oraz powinno podlegać każdorazowo indywidualnej ocenie, w szczególności pod kątem specyfiki projektu, planowanych do osiągnięcia rezultatów. Niemniej jednak wątpliwości IP budzi kwestia sposobu oceny zmian zgłoszonych do projektu, w przypadku gdy nawiązanie współpracy ponadnarodowej wiąże się z wydłużeniem okresu realizacji projektu, w tym, w kontekście zasady równego traktowania beneficjentów oraz wymogów określonych w Planie Działania i dokumentacji dla konkursu, w ramach którego projekt został wybrany do dofinansowania tj. przede wszystkim w oparciu o kryteria dostępu dotyczące okresu realizacji projektu, bądź też inne kryteria specyficzne, które przesądziły o wyborze projektu.
Specyfika współpracy ponadnarodowej narzuca określoną logikę projektową, sposób organizacji projektu, zarówno pod kątem założeń merytorycznych (wskazanie wartości dodanej) jak i „technicznych” jak np.: minimalny czas trwania komponentu ponadnarodowego, który zgodnie z zaleceniami KIW powinien trwać co najmniej 6 miesięcy, aby współpraca mogłaby przynieść wymierne efekty. Powyższe, w opinii IP ma wpływ zarówno na prawidłowe określenie momentu nawiązania współpracy przez Beneficjenta, jak i uzasadnienie jej celowości dla osiągnięcia dodatkowych rezultatów projektu.
Ponadto, wyjaśnienia wymaga kwestia dopuszczalnego limitu zwiększenia wartości projektu, w ramach którego planowane jest nawiązanie współpracy ponadnarodowej w kontekście wcześniejszych zmian finansowych, tj. czy wartość 30% zwiększenia należy odnosić do pierwotnej wartości projektu, czy do „bieżącej” wartości projektu powstałej w skutek wcześniejszego zawnioskowania przez beneficjenta zmian, w wyniku których wartość projektu uległa zwiększeniu np. o 10%. Czy może dojść do sytuacji, w której zmiany do projektu wprowadzane są dwutorowo, tj. do projektu standardowego wprowadzana jest zmiana polegająca na zwiększeniu jego wartości i wydłużeniu okresu realizacji przy jednoczesnym zwiększeniu wartości rezultatów określonych dla projektu w momencie jego rozpoczęcia, oraz zmiana polegająca na rozszerzeniu projektu o współpracę ponadnarodową? Jak w powyższej sytuacji należy traktować koszty zarządzania projektem ponoszone przez Lidera projektu, powstałe w wyniku rozszerzenia projektu o komponent ponadnarodowy, co do zasady wszystkie koszty związane z realizacją współpracy ponadnarodowej w projekcie powinny zostać przyporządkowane do odrębnego zadania merytorycznego w budżecie projektu, z wyłączeniem kosztów zarządzania projektem, które zgodnie z Zasadami powinny zostać przyporządkowane do odrębnego zadania dot. zarządzania projektem. Czy zwiększenie limitu kosztów zarządzania o 2 punkty procentowe dla każdego partnera, może dotyczyć również sytuacji gdy partnerstwo ponadnarodowe nawiązywane jest w trakcie realizacji projektu?
Stanowisko IZ – pismo nr DZI-I-82206(1)-22-HK/12 z dn. 18.04.2012
1. Zmiana zgłaszana do projektu polegająca na wprowadzeniu komponentu ponadnarodowego nie może wpływać na niedopełnienie kryteriów dostępu wskazanych dla konkursu, w ramach którego wniosek został przyjęty do dofinansowania lub określonych dla projektu systemowego. Ponadto, nie może powodować niespełnienia kryteriów strategicznych, jeśli punkty za ich spełnienie zostały przyznane na etapie oceny merytorycznej. Należy podkreślić, iż możliwość wprowadzenia komponentu ponadnarodowego do już realizowanego przedsięwzięcia jest powszechnienie obowiązującą zasadą i Instytucja Pośrednicząca planując konkurs/realizację projektu systemowego, w tym w szczególności kryteria szczegółowe, powinna dokonywać analizy również w kontekście tej możliwości. Jednocześnie należy podkreślić, iż zalecenia KIW w zakresie np. długości trwania komponentu ponadnarodowego nie mają charakteru obligatoryjnego. Kwestie dotyczące czasu realizacji powinny wynikać z celów i rezultatów planowanych do osiągnięcia.
2. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL beneficjent, wprowadzając komponent ponadnarodowy do realizowanego projektu, może zwiększyć budżet maksymalnie o 30% jego całkowitej wartości (wskazanej w umowie o dofinansowanie projektu w ramach PO KL). Wartość procentową należy odnosić do aktualnej („bieżącej”) wartości projektu, do którego zgłaszana jest zmian.
3. Możliwa jest sytuacja, w której zmiany wprowadzane są w sposób dwutorowy obejmujący modyfikacje wynikające i niewynikające ze współpracy ponadnarodowej.
4. – 5. Koszty zarządzania projektem ujmowane są w zadaniu zarządzanie projektem zawsze, również po rozszerzeniu projektu o komponent ponadnarodowy i mają do nich zastosowanie limity określone w podrozdz. 4.3. pkt 2 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Zgodnie z ww. pkt. Wytycznych w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie limity kosztów zarządzania mogą ulec zwiększeniu o 2 punkty procentowe dla każdego partnera, jednak nie więcej niż łącznie o 10 punktów procentowych w ramach projektu, przy czym przy ustalaniu wysokości zwiększenia limitu podmiot będący stroną umowy uwzględnia zakres zadań przewidzianych do realizacji przez partnera. Należy podkreślić, że zwiększone koszty przypadają jednak wyłącznie liderowi, nie partnerowi. Ww. zwiększenie limitu kosztów zarządzania jest dopuszczalne również w sytuacji, gdy partnerstwo jest nawiązywane w trakcie realizacji projektu. Jednocześnie, należy mieć na uwadze obowiązujący na gruncie ww. Wytycznych zakaz podwójnego finansowania wydatków dotyczących zarządzania projektem pod rygorem uznania tych wydatków za niekwalifikowane.
W ramach intensyfikacji działań w zakresie realizacji współpracy ponadnarodowej w ramach POKL, jedną z możliwości jest nawiązanie partnerstwa w trakcie trwania projektu, gdzie beneficjent występuje do IP z wnioskiem o rozszerzenie zakresu projektu o komponent ponadnarodowy definiując obszar i zakres tematyczny współpracy. Beneficjenci zainteresowani nawiązaniem współpracy zwracają się o szczegółowe informacje, które w opinii IP w sposób bezpośredni wpływają na podjęcie przez nich decyzji o celowości nawiązania partnerstwa, a które nie wynikają wprost z zapisów dokumentów programowych i wytycznych, w tym Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL i Zasad finansowania PO KL.
Wprowadzenie wszelkich zmian do projektu powinno zostać poprzedzone rzetelną analizą ich racjonalności i efektywności oraz powinno podlegać każdorazowo indywidualnej ocenie, w szczególności pod kątem specyfiki projektu, planowanych do osiągnięcia rezultatów. Niemniej jednak wątpliwości IP budzi kwestia sposobu oceny zmian zgłoszonych do projektu, w przypadku gdy nawiązanie współpracy ponadnarodowej wiąże się z wydłużeniem okresu realizacji projektu, w tym, w kontekście zasady równego traktowania beneficjentów oraz wymogów określonych w Planie Działania i dokumentacji dla konkursu, w ramach którego projekt został wybrany do dofinansowania tj. przede wszystkim w oparciu o kryteria dostępu dotyczące okresu realizacji projektu, bądź też inne kryteria specyficzne, które przesądziły o wyborze projektu.
Specyfika współpracy ponadnarodowej narzuca określoną logikę projektową, sposób organizacji projektu, zarówno pod kątem założeń merytorycznych (wskazanie wartości dodanej) jak i „technicznych” jak np.: minimalny czas trwania komponentu ponadnarodowego, który zgodnie z zaleceniami KIW powinien trwać co najmniej 6 miesięcy, aby współpraca mogłaby przynieść wymierne efekty. Powyższe, w opinii IP ma wpływ zarówno na prawidłowe określenie momentu nawiązania współpracy przez Beneficjenta, jak i uzasadnienie jej celowości dla osiągnięcia dodatkowych rezultatów projektu.
Ponadto, wyjaśnienia wymaga kwestia dopuszczalnego limitu zwiększenia wartości projektu, w ramach którego planowane jest nawiązanie współpracy ponadnarodowej w kontekście wcześniejszych zmian finansowych, tj. czy wartość 30% zwiększenia należy odnosić do pierwotnej wartości projektu, czy do „bieżącej” wartości projektu powstałej w skutek wcześniejszego zawnioskowania przez beneficjenta zmian, w wyniku których wartość projektu uległa zwiększeniu np. o 10%. Czy może dojść do sytuacji, w której zmiany do projektu wprowadzane są dwutorowo, tj. do projektu standardowego wprowadzana jest zmiana polegająca na zwiększeniu jego wartości i wydłużeniu okresu realizacji przy jednoczesnym zwiększeniu wartości rezultatów określonych dla projektu w momencie jego rozpoczęcia, oraz zmiana polegająca na rozszerzeniu projektu o współpracę ponadnarodową? Jak w powyższej sytuacji należy traktować koszty zarządzania projektem ponoszone przez Lidera projektu, powstałe w wyniku rozszerzenia projektu o komponent ponadnarodowy, co do zasady wszystkie koszty związane z realizacją współpracy ponadnarodowej w projekcie powinny zostać przyporządkowane do odrębnego zadania merytorycznego w budżecie projektu, z wyłączeniem kosztów zarządzania projektem, które zgodnie z Zasadami powinny zostać przyporządkowane do odrębnego zadania dot. zarządzania projektem. Czy zwiększenie limitu kosztów zarządzania o 2 punkty procentowe dla każdego partnera, może dotyczyć również sytuacji gdy partnerstwo ponadnarodowe nawiązywane jest w trakcie realizacji projektu?
Stanowisko IZ – pismo nr DZI-I-82206(1)-22-HK/12 z dn. 18.04.2012
1. Zmiana zgłaszana do projektu polegająca na wprowadzeniu komponentu ponadnarodowego nie może wpływać na niedopełnienie kryteriów dostępu wskazanych dla konkursu, w ramach którego wniosek został przyjęty do dofinansowania lub określonych dla projektu systemowego. Ponadto, nie może powodować niespełnienia kryteriów strategicznych, jeśli punkty za ich spełnienie zostały przyznane na etapie oceny merytorycznej. Należy podkreślić, iż możliwość wprowadzenia komponentu ponadnarodowego do już realizowanego przedsięwzięcia jest powszechnienie obowiązującą zasadą i Instytucja Pośrednicząca planując konkurs/realizację projektu systemowego, w tym w szczególności kryteria szczegółowe, powinna dokonywać analizy również w kontekście tej możliwości. Jednocześnie należy podkreślić, iż zalecenia KIW w zakresie np. długości trwania komponentu ponadnarodowego nie mają charakteru obligatoryjnego. Kwestie dotyczące czasu realizacji powinny wynikać z celów i rezultatów planowanych do osiągnięcia.
2. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL beneficjent, wprowadzając komponent ponadnarodowy do realizowanego projektu, może zwiększyć budżet maksymalnie o 30% jego całkowitej wartości (wskazanej w umowie o dofinansowanie projektu w ramach PO KL). Wartość procentową należy odnosić do aktualnej („bieżącej”) wartości projektu, do którego zgłaszana jest zmian.
3. Możliwa jest sytuacja, w której zmiany wprowadzane są w sposób dwutorowy obejmujący modyfikacje wynikające i niewynikające ze współpracy ponadnarodowej.
4. – 5. Koszty zarządzania projektem ujmowane są w zadaniu zarządzanie projektem zawsze, również po rozszerzeniu projektu o komponent ponadnarodowy i mają do nich zastosowanie limity określone w podrozdz. 4.3. pkt 2 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Zgodnie z ww. pkt. Wytycznych w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie limity kosztów zarządzania mogą ulec zwiększeniu o 2 punkty procentowe dla każdego partnera, jednak nie więcej niż łącznie o 10 punktów procentowych w ramach projektu, przy czym przy ustalaniu wysokości zwiększenia limitu podmiot będący stroną umowy uwzględnia zakres zadań przewidzianych do realizacji przez partnera. Należy podkreślić, że zwiększone koszty przypadają jednak wyłącznie liderowi, nie partnerowi. Ww. zwiększenie limitu kosztów zarządzania jest dopuszczalne również w sytuacji, gdy partnerstwo jest nawiązywane w trakcie realizacji projektu. Jednocześnie, należy mieć na uwadze obowiązujący na gruncie ww. Wytycznych zakaz podwójnego finansowania wydatków dotyczących zarządzania projektem pod rygorem uznania tych wydatków za niekwalifikowane.
