Pytanie Instytucji Pośredniczącej:

Jednym z projektów rekomendowanych do dofinansowania w wyniku rozstrzygnięcia konkursu jest projekt z komponentem ponadnarodowym, zaplanowanym na etapie opracowania wniosku o dofinansowanie projektu, w którym założono adaptację rozwiązań wypracowanych w innym kraju – we współpracy z partnerem zagranicznym – w ten sposób Wnioskodawca spełnił określone w konkursie kryterium strategiczne nr 1 i uzyskał premię 10 pkt.
 
Na etapie składania załączników niezbędnych do podpisania umowy o dofinansowanie przedmiotowego projektu, Beneficjent nie przedłożył Umowy o współpracy ponadnarodowej. Oświadczył, że partner ponadnarodowy wskazany we wniosku o dofinansowanie wycofał się ze wspólnej realizacji projektu (pomimo, iż wcześniej do wniosku został załączony list intencyjny wskazujący na zamiar podpisania umowy o współpracy ponadnarodowej). Zgodnie z Podrozdziałem 8.2 Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 kwietnia 2009 r. (dalej Wytyczne) „podpisanie umowy o współpracy ponadnarodowej oraz jej akceptacja przez Instytucję Pośredniczącą warunkują podpisanie umowy o dofinansowanie projektu. W przypadku nie podpisania umowy o współpracy ponadnarodowej lub braku jej akceptacji, Instytucja Pośrednicząca nie podpisuje umowy o dofinansowanie projektu”. Zarówno Instytucja Pośrednicząca jak i Beneficjent mają świadomość powyższego warunku.

W tej sytuacji Beneficjent zadeklarował rezygnację z formalnego partnerstwa ponadnarodowego (komponentu ponadnarodowego), odstąpienie od podpisania umowy ponadnarodowej, a rozpoczęcie współpracy z ekspertami zagranicznymi z poziomu zlecania usług i umów cywilnoprawnych. Zadeklarował, iż powyższe zmiany nie wpłyną negatywnie na osiągnięcie celów projektu, wskaźników, jak również wymiar innowacyjny przedsięwzięcia. Przebudowy jednak wymagać będzie wniosek o dofinansowanie projektu, a negocjacje w tym zakresie zostały już zakończone. Mając na uwadze Podrozdział 6.13.4 Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 stycznia 2011 r. (dalej Zasady), w którym wskazano, iż „po zakończeniu negocjacji, a przed podpisaniem umowy o dofinansowanie nie jest możliwe wprowadzanie jakichkolwiek zmian w projekcie, oprócz dostosowania okresu realizacji projektu do terminu podpisania umowy o dofinansowanie projektu” jak również biorąc pod uwagę, iż przedmiotowy projekt jest istotnym, ciekawym i innowacyjnym przedsięwzięciem, Instytucja Pośrednicząca zwraca się z pytaniem, czy w opisanym przypadku istniej możliwość powrotu do etapu negocjacji zapisów wniosku z Beneficjentem, w wyniku których możliwe będzie wnikliwe przedyskutowanie proponowanych w projekcie zmian i ustalenie, czy rezygnacja z komponentu ponadnarodowego pozwala na dalsze rekomendowanie wniosku do dofinansowania, zachowanie określonych pierwotnie celów i wskaźników w ramach racjonalnego budżetu.


Należy także podkreślić, iż wskazane w niniejszym piśmie rozwiązanie nie pogorszy w żaden sposób sytuacji innych podmiotów aplikujących w konkursie. Tym samym, ewentualne prowadzone negocjacje z Beneficjentem oraz zmiany w projekcie (w tym rezygnacja z komponentu ponadnarodowego i w konsekwencji utrata 10 pkt premii za kryterium strategiczne nr 1) nie wpłyną na sytuację innych podmiotów uczestniczących w konkursie. Ponadto kwestia partnerstwa ponadnarodowego nie decydowała o dofinansowaniu projektu, bowiem została ona określona w ramach kryteriów strategicznych.
 
Stanowisko IZ – pismo nr DZF-I-82208(1)-27-HK/12 z dn. 27.03.2012 r.

W przedmiotowej sytuacji Instytucja Organizująca Konkurs powinna podjąć decyzję co do sposobu postępowania we własnym zakresie, porównując rzeczywisty wkład (merytoryczny i finansowy) przypisany pierwotnie partnerowi ponadnarodowemu (który wycofał się z udziału w projekcie), a ekspertom zagranicznym, którzy mieliby zaangażować się w projekt i zapewnić przekazanie wiedzy w zakresie zagranicznych doświadczeń. Analizie należy również poddać znaczenie, które kwestia realizacji projektu w partnerstwie miała podczas oceny wniosku.

Należy przy tym podkreślić, że nie wiadomo, jaką liczbę punktów zdobyłby wniosek, w którym nie założonoby realizacji projektu w partnerstwie ponadnarodowym, a jedynie współpracę z ekspertami zagranicznymi. Dlatego też analiza IOK powinna przede wszystkim uwzględnić weryfikację, czy zaproponowane rozwiązanie dotyczące zastąpienia realizacji projektu w partnerstwie ponadnarodowym zleceniem zadań ekspertom zagranicznym rzeczywiście zapewni realizację projektu zgodnie z jego pierwotnymi założeniami (bez zmiany kosztów wdrażania,  przy zachowaniu zaplanowanego poziomu osiągnięcia rezultatów).

Po przeprowadzeniu przez IOK analizy, czy zlecenie zadań pierwotnie przypisanych partnerom ponadnarodowym ekspertom zagranicznym zapewnia podobny standard realizacji projektu (przy czym analiza ta nie oznacza konieczności kierowania wniosku do ponownej oceny merytorycznej) możliwe jest przyjęcie przez IOK jednego z dwóch poniższych sposobów postępowania:

1. Odstąpienie od podpisania umowy z projektodawcą z powodu znaczącej zmiany jakościowej projektu, który podlegał ocenie, polegającej na rezygnacji z realizacji projektu w partnerstwie ponadnarodowym na rzecz zlecania zadań ekspertom zagranicznym
2. Wyrażanie zgody na rezygnację z realizacji projektu z komponentem ponadnarodowym przy jednoczesnej zgodzie na zaangażowanie ekspertów zagranicznych w zakresie zadań partnera.

Zgodnie z pkt 4 podrozdziału 6.13 Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL z dnia 1 stycznia 2011 r.: po zakończeniu negocjacji,  przed podpisaniem umowy o dofinansowanie nie jest możliwe wprowadzanie jakichkolwiek zmian w projekcie, oprócz dostosowania okresu realizacji projektu (w tym również harmonogramu realizacji projektu, harmonogramu płatności i budżetu projekty w części dotyczącej daty poniesienia wydatku) do  terminu podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Zapis ten ma na celu uniknięcie sytuacji w których IOK jednostronnie wzywa projektodawcę przed podpisaniem umowy o dofinansowanie do wprowadzenia we wniosku zmian, które nie wynikają z ustaleń poczynionych w ramach przeprowadzonych negocjacji. Natomiast w przedmiotowej sytuacji ewentualna zmiana we wniosku będzie dokonywana na wniosek i za zgodą projektodawcy oraz za zgodą IOK.

W znowelizowanych Zasadach finansowania PO KL (z 01.01.2013) ww. zapis brzmi następująco: „Po zakończeniu negocjacji, a przed podpisaniem umowy o dofinansowanie nie jest możliwe wprowadzanie jakichkolwiek zmian w projekcie, oprócz dostosowania okresu realizacji projektu (w tym również harmonogramu realizacji projektu, harmonogramu płatności i budżetu projektu w części dotyczącej daty poniesienia wydatku) do terminu podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Nie dotyczy to sytuacji, w której przed podpisaniem umowy o dofinansowanie w wyniku rezygnacji partnera z udziału w projekcie lub wypowiedzenia partnerstwa przez dotychczasowego partnera projektodawca – za zgodą IOK – wprowadza nowego partnera/partnerów do projektu)".