Pytanie Instytucji Pośredniczącej II stopnia:
W wyniku rozstrzygnięcia konkursu rekomendowano do dofinansowania projekt innowacyjny z komponentem ponadnarodowym. W trakcie weryfikcji załączników do umowy o współpracy ponadnarodowej stwierdzono, że Beneficjent umieścił dane dot. partnera ponadnarodowego inne niż te zawarte we wniosku o dofinansowanie projektu.
Poproszony o wyjaśnienie Beneficjent poinformował IP2 o braku możliwości podpisania umow o współpracy z partnerem wskazanym we wniosku z uwagi na rozbieżności na etapie negocjacji i przedłożył list intencyjny nowego partnera. Zgodnie ze wzorem listu intencyjnego niepodpisanie umowy o współpracy ponadnarodowej nie pociągta jakichkolwiek zobowiązań dla którejkolwiek ze stron (art. 3). Projektodawca zwrócił się z prośbą o zmianę partnera ponadnarodowego informując, że nowy partner zapewni realizację projektu zgodnie z pierwotnymi założeniami (bez zmiany kosztów realizacji, przy zachowaniu oczekiwanych wskażników i efektów), a zmiana partnera może przyczynić się do wzmocnienia efektów projektu.
Czy wobec powyższego możliwe jest podpisanie umowy o współpracy ponadnarodowej z nowym partnerem ponadnarodowym – nieocenionym w trakcie oceny projektów, podczas gdy w świetle obowiązujących wytycznych nawiązanie współpracy następuje na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu. Ponadto, zgodnie z Instrukcją do umowy o współpracy ponadnarodowej partner ponadnarodowy to partner zagraniczny wymieniony we wniosku o dofinansowanie projektu, z którym projektodawca podpisuje list intencyjny, a następnie umowę o współpracy ponadnarodowej. Ponadto wszystkie informacje przedstawione w umowie pondnarodowej muszą być spójne z informacjami zawartymi we wniosku o dofinansowanie projektu (m.in. dane daotyczące nazwy, adresu partnera). Zmiana wniosku o dofinansowanie projektu w powyższym zakresie nie jest możliwa z uwagi na fakt, że zgodnie z Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL po zakończeniu negocjacji, a przed podpisaniem umowy o dofinansowanie nie jest możliwe wprowadzenie jakichkolwiek zmian w projekcie oprócz dostosowania okresu realizacji projektu (w tym również harmonogramu realizacji projektu, harmonogramu płatności w części dotyczącej poniesienia wydatku). W związku z powyższym po zakończeniu negocjacji, a przed podpisaniem umowy o dofinansowanie nie jest doposzczalna zamiana wniosku o dofinansowanie projektu w części dotyczącej partnera ponadnarodowego. W przypadku niespójności pomiędzy danymi zawartymi w umowie o współpracy ponadnarodowej, a danymi we wniosku o dofinansowanie projektu nie jest możliwa akceptacja umowy o wpółpracy ponadnarodowej. Należy mieć również na uwadze, że zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL podpisanie umowy o współpracy ponadnarodowej oraz jej akceptacja warunkują podpisanie umowy o dofinansowanie projektu.
W wyniku rozstrzygnięcia konkursu rekomendowano do dofinansowania projekt innowacyjny z komponentem ponadnarodowym. W trakcie weryfikcji załączników do umowy o współpracy ponadnarodowej stwierdzono, że Beneficjent umieścił dane dot. partnera ponadnarodowego inne niż te zawarte we wniosku o dofinansowanie projektu.
Poproszony o wyjaśnienie Beneficjent poinformował IP2 o braku możliwości podpisania umow o współpracy z partnerem wskazanym we wniosku z uwagi na rozbieżności na etapie negocjacji i przedłożył list intencyjny nowego partnera. Zgodnie ze wzorem listu intencyjnego niepodpisanie umowy o współpracy ponadnarodowej nie pociągta jakichkolwiek zobowiązań dla którejkolwiek ze stron (art. 3). Projektodawca zwrócił się z prośbą o zmianę partnera ponadnarodowego informując, że nowy partner zapewni realizację projektu zgodnie z pierwotnymi założeniami (bez zmiany kosztów realizacji, przy zachowaniu oczekiwanych wskażników i efektów), a zmiana partnera może przyczynić się do wzmocnienia efektów projektu.
Czy wobec powyższego możliwe jest podpisanie umowy o współpracy ponadnarodowej z nowym partnerem ponadnarodowym – nieocenionym w trakcie oceny projektów, podczas gdy w świetle obowiązujących wytycznych nawiązanie współpracy następuje na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu. Ponadto, zgodnie z Instrukcją do umowy o współpracy ponadnarodowej partner ponadnarodowy to partner zagraniczny wymieniony we wniosku o dofinansowanie projektu, z którym projektodawca podpisuje list intencyjny, a następnie umowę o współpracy ponadnarodowej. Ponadto wszystkie informacje przedstawione w umowie pondnarodowej muszą być spójne z informacjami zawartymi we wniosku o dofinansowanie projektu (m.in. dane daotyczące nazwy, adresu partnera). Zmiana wniosku o dofinansowanie projektu w powyższym zakresie nie jest możliwa z uwagi na fakt, że zgodnie z Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL po zakończeniu negocjacji, a przed podpisaniem umowy o dofinansowanie nie jest możliwe wprowadzenie jakichkolwiek zmian w projekcie oprócz dostosowania okresu realizacji projektu (w tym również harmonogramu realizacji projektu, harmonogramu płatności w części dotyczącej poniesienia wydatku). W związku z powyższym po zakończeniu negocjacji, a przed podpisaniem umowy o dofinansowanie nie jest doposzczalna zamiana wniosku o dofinansowanie projektu w części dotyczącej partnera ponadnarodowego. W przypadku niespójności pomiędzy danymi zawartymi w umowie o współpracy ponadnarodowej, a danymi we wniosku o dofinansowanie projektu nie jest możliwa akceptacja umowy o wpółpracy ponadnarodowej. Należy mieć również na uwadze, że zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL podpisanie umowy o współpracy ponadnarodowej oraz jej akceptacja warunkują podpisanie umowy o dofinansowanie projektu.
W związku z opisaną sytuacją, czy w świetle przytoczonych przepisów jest możliwe podpisanie umowy o dofinansowanie projektu z beneficjentem oraz zawarcie umowy o współpracy ponadnarodowej z nowym partnerem ponadnarodowym, niewskazanym we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu? Czy możliwa jest również zmiana wniosku o dofinansowanie projektu w zakresie danych dotyczących partnera ponadnarodowego przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu?
Stanowisko IZ - pismo. nr DZF-I-82208(1)-27-PSz/12, NK: 38663/12 z dn. 23.03.2012 r.
W przypadku rezygnacji partnera ponadnarodowego w projekcie po zakończeniu negocjacji a przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu IOK powinna podjąć decyzję co do sposobu postępowania we własnym zakresie porównując rzeczywisty wkład (merytoryczny i finansowy), który został przypisany pierwotnemu partnerowi ponadnarodowemu (który wycofał się z udziału w projekcie) oraz nowemu partnerowi/nowym partnerom, a także znaczenie, które kwestia partnerstwa z określonym podmiotem miała podczas oceny wniosku o dofinansowanie.
Należy przy tym podkreślić, że nie wiadomo, jaką liczbę punktów zdobyłby wniosek, w którym założono by udział innego partnera/innych partnerów. Dlatego też analiza IOK powinna przede wszystkim uwzględnić weryfikację, czy nowy partner/nowi partnerzy rzeczywiście zapewnią realizację projektu zgodnie z jego pierwotnymi założeniami (bez zmiany kosztów wdrażania, przy zachowaniu zaplanowanego poziomu osiągnięcia rezultatów).
Po przeprowadzeniu przez IOK analizy, czy nowy partner/nowi partnerzy zapewnia/zapewniają podobny standard realizacji projektu jak partner, który zrezygnował (przy czym analiza ta nie oznacza konieczności kierowania wniosku do ponownej oceny merytorycznej) możliwe jest przyjęcie przez IOK jednego z dwóch poniższych sposobów postępowania:
1. Odstąpienie od podpisania umowy z projektodawcą z powodu znaczącej zmiany jakościowej projektu, który podlegał ocenie, polegającej na zastąpieniu pierwotnie wskazanego partnera innym podmiotem/innymi podmiotami.
2. Wyrażanie zgody na rezygnację z dotychczasowego partnera przy jednoczesnym wyborze nowego partera/nowych partnerów ponadnarodowych do projektu.
Należy również podkreślić, że analogiczny schemat postępowania stosowany jest na zasadzie pkt 41 Zakresu realizacji projektów partnerskich określonego przez IZ PO KL z dnia 1 stycznia 2011 r. w przypadku zaistnienia dokonania zmiany w trakcie realizacji projektu partnerskiego w wyniku rezygnacji partnera/partnerów z udziału w tym projekcie lub wypowiedzenia partnerstwa przez lidera.
Należy przy tym podkreślić, że nie wiadomo, jaką liczbę punktów zdobyłby wniosek, w którym założono by udział innego partnera/innych partnerów. Dlatego też analiza IOK powinna przede wszystkim uwzględnić weryfikację, czy nowy partner/nowi partnerzy rzeczywiście zapewnią realizację projektu zgodnie z jego pierwotnymi założeniami (bez zmiany kosztów wdrażania, przy zachowaniu zaplanowanego poziomu osiągnięcia rezultatów).
Po przeprowadzeniu przez IOK analizy, czy nowy partner/nowi partnerzy zapewnia/zapewniają podobny standard realizacji projektu jak partner, który zrezygnował (przy czym analiza ta nie oznacza konieczności kierowania wniosku do ponownej oceny merytorycznej) możliwe jest przyjęcie przez IOK jednego z dwóch poniższych sposobów postępowania:
1. Odstąpienie od podpisania umowy z projektodawcą z powodu znaczącej zmiany jakościowej projektu, który podlegał ocenie, polegającej na zastąpieniu pierwotnie wskazanego partnera innym podmiotem/innymi podmiotami.
2. Wyrażanie zgody na rezygnację z dotychczasowego partnera przy jednoczesnym wyborze nowego partera/nowych partnerów ponadnarodowych do projektu.
Należy również podkreślić, że analogiczny schemat postępowania stosowany jest na zasadzie pkt 41 Zakresu realizacji projektów partnerskich określonego przez IZ PO KL z dnia 1 stycznia 2011 r. w przypadku zaistnienia dokonania zmiany w trakcie realizacji projektu partnerskiego w wyniku rezygnacji partnera/partnerów z udziału w tym projekcie lub wypowiedzenia partnerstwa przez lidera.
Jednocześnie trzeba zaznaczyć, że pkt 4 podrozdziału 6.13 Podspisanie umowy o dofinansowanie projektu Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL z dnia 1 stycznia 2011 r.: po zakończeniu negocjacji, przed podpisaniem umowy o dofinansowanie nie jest możliwe wprowadzanie jakichkolwiek zmian w projekcie, oprócz dostosowania okresu realizacji projektu (w tym również harmonogramu realizacji projektu, harmonogramu płatności i budżetu projekty w części dotyczącej daty poniesienia wydatku) do terminu podpisania umowy o dofinansowanie projektu ma na celu uniknięcie sytuacji w których IOK jednostronnie wzywa projektodawcę przed podpisaniem umowy o dofinansowanie do wprowadzenia we wniosku zmian, które nie wynikają z ustaleń poczynionych w ramach przeprowadzonych negocjacji.
Natomiast w przedmiotowej sytuacji ewentualna zmiana we wniosku będzie dokonywana na wniosek i za zgodą projektodawcy oraz za zgodą IOK. W konsekwencji informacje, które przedstawione będą w umowie o współpracy ponadnarodowej będą spójne z informacjami w zakresie partnerów ponadnarodowych zawartymi w ostatecznej wersji formularza aplikacyjnego stanowiącego załącznik do umowy o dofinansowanie.
Natomiast w przedmiotowej sytuacji ewentualna zmiana we wniosku będzie dokonywana na wniosek i za zgodą projektodawcy oraz za zgodą IOK. W konsekwencji informacje, które przedstawione będą w umowie o współpracy ponadnarodowej będą spójne z informacjami w zakresie partnerów ponadnarodowych zawartymi w ostatecznej wersji formularza aplikacyjnego stanowiącego załącznik do umowy o dofinansowanie.
W znowelizowanych Zasadach finansowania PO KL (z 01.01.2013) cytowany zapis brzmi następująco: „Po zakończeniu negocjacji, a przed podpisaniem umowy o dofinansowanie nie jest możliwe wprowadzanie jakichkolwiek zmian w projekcie, oprócz dostosowania okresu realizacji projektu (w tym również harmonogramu realizacji projektu, harmonogramu płatności i budżetu projektu w części dotyczącej daty poniesienia wydatku) do terminu podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Nie dotyczy to sytuacji, w której przed podpisaniem umowy o dofinansowanie w wyniku rezygnacji partnera z udziału w projekcie lub wypowiedzenia partnerstwa przez dotychczasowego partnera projektodawca – za zgodą IOK – wprowadza nowego partnera/partnerów do projektu)”.
