Beneficjent realizujący projekt współpracy ponadnarodowej zgłosił następujące wątpliwości dotyczące sposobu rozliczenia kosztów poniesionych przez partnera ponadnarodowego, finansowanych z PO KL:
1. W ramach projektu Beneficjent współpracuje z Partnerem z Austrii, Uniwersytetem Ekonomicznym w Wiedniu. Ustalono, że koszty ponoszone przez Partnera będą refundowane przez Lidera projektu. Partner przesyła Liderowi notę obciążeniową, w której wskazuje rodzaj poniesionego kosztu, przypisując go do określonego zadania, zgodnie z umową partnerstwa. Załącznikami do noty obciążeniowej są potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty, takie jak: faktury, rachunki, umowy oraz wydruki z ewidencji księgowej.
Lider dokona refundacji wskazanej notą kwoty składając dyspozycję w banku na kwotę wyrażoną w Euro.
W celu rozliczenia wydatków Partnera we wniosku o płatność Beneficjent planuje:
• rozliczyć wydatki w jednym wierszu, powołując się na notę obciążeniową,
• rozliczyć wartość refundacji zgodnie z kursem przeliczeniowym zastosowanym przez bank realizujący przelew.
Czy taka forma rozliczenia wydatków Partnera we wniosku o płatność jest właściwa?
2. Partner wystawiając notę obciążeniową dołącza do niej potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty, takie jak: faktury, rachunki, umowy oraz wydruki z ewidencji księgowej (zapisy kont wygenerowane z systemu księgowego SAP, określające m.in. datę zapłaty dokumentu). Czy przedstawienie w/w wydruków z ewidencji może zostać potraktowane jako dokument potwierdzający warunek poniesienia wydatków? Partner stoi na stanowisku, że przedstawienie wyciągów z konta Uniwersytetu jest sprzeczne z obowiązującymi zasadami w Austrii i nigdy w ramach realizowanych przez Partnera projektów nie przedstawiano wyciągów stronie trzeciej.
Stanowisko IZ – e-mail z dn. 02.03.2011
Odpowiadając na ww. zapytania, w szczególności odnosząc się do zgodności zaproponowanych rozwiązań z Zasadami finansowania PO KL oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, Instytucja Zarządzająca uznała, iż przedstawiony przez Beneficjenta sposób rozliczania wydatków jest prawidłowy (*z zastrzeżeniem, iż rozliczając wydatki we wniosku o płatność w pierwszej kolejności należy stosować procedury dotyczące przeliczania wartości płatności gotówkowych dokonywanych w walutach obcych na złoty spisane i obowiązujące u beneficjenta, o ile nie uwzględniają one ujemnych różnic kursowych; w przypadku braku przedmiotowych procedur jako kurs przeliczeniowy należy przyjąć kurs sprzedaży waluty z dnia dokonania płatności zastosowany przez bank beneficjenta do realizacji transakcji /udokumentowany potwierdzeniem wystawionym przez bank lub wyciągiem bankowym/).
Zgodnie ze stanowiskiem IZ jako dokumenty potwierdzające warunek poniesienia kosztu mogą zostać uznane wydruki z ewidencji księgowej (zapisy kont wygenerowane z systemu księgowego SAP, określające m.in. datę zapłaty dokumentu).
* W Zasadach finansowania PO KL z dn. 22.12.2011 r. doprecyzowano co następuje:
Rozliczenia pomiędzy partnerami a beneficjentem (liderem), odbywają się na podstawie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki sporządzanego przez poszczególnych partnerów. Umowa o współpracę ponadnarodową może przewidywać obowiązek załączania przez partnera dokumentów księgowych do przedkładanego przez niego Zestawienia, a więc jeśli strony umowy rozliczają się na podstawie wspomnianego Zestawienia – to same decydują o potrzebie załączania dokumentów księgowych. Warto przy tym pamiętać, iż zgodnie ze wspomnianymi Zasadami finansowania dokumentów księgowych załączanych do Zestawienia beneficjent nie tłumaczy na potrzeby rozliczeń z IP/IP2, przy czym wymagane jest opisywanie przez partnerów dokumentów, tak aby opis ten potwierdzał związek wydatku z projektem oraz fakt jego sfinansowania w ramach projektu PO KL.
Należy mieć na uwadze, iż Zasady nie określają formy, w jakiej powinno zostać sporządzone Zestawienie wydatków, zatem możliwe jest rozliczenie wydatków partnera ponadnarodowego, finansowanych z budżetu wniosku PO KL w taki sposób, iż partner przesyła notę obciążeniową, w której wskazuje rodzaj poniesionego kosztu, przypisując go do określonego zadania, zgodnie z umową partnerstwa. Załącznikami do noty obciążeniowej są mogą być kopie dokumentów , takich jak: faktury, rachunki, umowy oraz wydruki z ewidencji księgowej. Nie ma wymogu potwierdzania kopii ww. dokumentów za zgodność z oryginałem.
W zakresie przeliczania refundowanej kwoty wydatków stosuje się odpowiednio postanowienia podrozdziału 3.1.3 Zasad finansowania w ramach PO KL, zgodnie z którymi w przypadku dokonywania operacji w ramach PO KL w walutach obcych beneficjenci powinni w ramach prowadzonej działalności stosować kursy przeliczeniowe zgodne z obowiązującymi przepisami krajowymi dotyczącymi podatku dochodowego, podatku VAT oraz zasad prowadzenia rachunkowości (str. 82). W przypadku płatności bezgotówkowych dokonywanych w walutach obcych do przeliczeń walutowych należy stosować procedury dotyczące przeliczania wartości płatności gotówkowych dokonywanych w walutach obcych na złoty spisane i obowiązujące u beneficjenta, o ile nie uwzględniają one ujemnych różnic kursowych (dotyczy to w szczególności rozliczania płatności gotówkowych w ramach delegacji zagranicznych); w przypadku braku przedmiotowych procedur jako kurs przeliczeniowy należy przyjąć kurs sprzedaży waluty z dnia dokonania płatności zastosowany przez bank beneficjenta do realizacji transakcji (udokumentowany potwierdzeniem wystawionym przez bank lub wyciągiem bankowym).
Zatem Lider może dokonać refundacji wskazanej notą kwoty składając dyspozycję w banku na kwotę wyrażoną w Euro. W celu rozliczenia wydatków Partnera we wniosku o płatność Beneficjent rozlicza wydatki w jednym wierszu, powołując się na notę obciążeniową /zestawienie wydatków.
Pozostałe przypadki rozliczania wydatków partnera ponadnarodowego (np. refundacja w formie płatności gotówkowych) przedstawiono w podrozdziale 3.1.3 Zasad finansowania w ramach PO KL.
1. W ramach projektu Beneficjent współpracuje z Partnerem z Austrii, Uniwersytetem Ekonomicznym w Wiedniu. Ustalono, że koszty ponoszone przez Partnera będą refundowane przez Lidera projektu. Partner przesyła Liderowi notę obciążeniową, w której wskazuje rodzaj poniesionego kosztu, przypisując go do określonego zadania, zgodnie z umową partnerstwa. Załącznikami do noty obciążeniowej są potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty, takie jak: faktury, rachunki, umowy oraz wydruki z ewidencji księgowej.
Lider dokona refundacji wskazanej notą kwoty składając dyspozycję w banku na kwotę wyrażoną w Euro.
W celu rozliczenia wydatków Partnera we wniosku o płatność Beneficjent planuje:
• rozliczyć wydatki w jednym wierszu, powołując się na notę obciążeniową,
• rozliczyć wartość refundacji zgodnie z kursem przeliczeniowym zastosowanym przez bank realizujący przelew.
Czy taka forma rozliczenia wydatków Partnera we wniosku o płatność jest właściwa?
2. Partner wystawiając notę obciążeniową dołącza do niej potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty, takie jak: faktury, rachunki, umowy oraz wydruki z ewidencji księgowej (zapisy kont wygenerowane z systemu księgowego SAP, określające m.in. datę zapłaty dokumentu). Czy przedstawienie w/w wydruków z ewidencji może zostać potraktowane jako dokument potwierdzający warunek poniesienia wydatków? Partner stoi na stanowisku, że przedstawienie wyciągów z konta Uniwersytetu jest sprzeczne z obowiązującymi zasadami w Austrii i nigdy w ramach realizowanych przez Partnera projektów nie przedstawiano wyciągów stronie trzeciej.
Stanowisko IZ – e-mail z dn. 02.03.2011
Odpowiadając na ww. zapytania, w szczególności odnosząc się do zgodności zaproponowanych rozwiązań z Zasadami finansowania PO KL oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, Instytucja Zarządzająca uznała, iż przedstawiony przez Beneficjenta sposób rozliczania wydatków jest prawidłowy (*z zastrzeżeniem, iż rozliczając wydatki we wniosku o płatność w pierwszej kolejności należy stosować procedury dotyczące przeliczania wartości płatności gotówkowych dokonywanych w walutach obcych na złoty spisane i obowiązujące u beneficjenta, o ile nie uwzględniają one ujemnych różnic kursowych; w przypadku braku przedmiotowych procedur jako kurs przeliczeniowy należy przyjąć kurs sprzedaży waluty z dnia dokonania płatności zastosowany przez bank beneficjenta do realizacji transakcji /udokumentowany potwierdzeniem wystawionym przez bank lub wyciągiem bankowym/).
Zgodnie ze stanowiskiem IZ jako dokumenty potwierdzające warunek poniesienia kosztu mogą zostać uznane wydruki z ewidencji księgowej (zapisy kont wygenerowane z systemu księgowego SAP, określające m.in. datę zapłaty dokumentu).
* W Zasadach finansowania PO KL z dn. 22.12.2011 r. doprecyzowano co następuje:
Rozliczenia pomiędzy partnerami a beneficjentem (liderem), odbywają się na podstawie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki sporządzanego przez poszczególnych partnerów. Umowa o współpracę ponadnarodową może przewidywać obowiązek załączania przez partnera dokumentów księgowych do przedkładanego przez niego Zestawienia, a więc jeśli strony umowy rozliczają się na podstawie wspomnianego Zestawienia – to same decydują o potrzebie załączania dokumentów księgowych. Warto przy tym pamiętać, iż zgodnie ze wspomnianymi Zasadami finansowania dokumentów księgowych załączanych do Zestawienia beneficjent nie tłumaczy na potrzeby rozliczeń z IP/IP2, przy czym wymagane jest opisywanie przez partnerów dokumentów, tak aby opis ten potwierdzał związek wydatku z projektem oraz fakt jego sfinansowania w ramach projektu PO KL.
Należy mieć na uwadze, iż Zasady nie określają formy, w jakiej powinno zostać sporządzone Zestawienie wydatków, zatem możliwe jest rozliczenie wydatków partnera ponadnarodowego, finansowanych z budżetu wniosku PO KL w taki sposób, iż partner przesyła notę obciążeniową, w której wskazuje rodzaj poniesionego kosztu, przypisując go do określonego zadania, zgodnie z umową partnerstwa. Załącznikami do noty obciążeniowej są mogą być kopie dokumentów , takich jak: faktury, rachunki, umowy oraz wydruki z ewidencji księgowej. Nie ma wymogu potwierdzania kopii ww. dokumentów za zgodność z oryginałem.
W zakresie przeliczania refundowanej kwoty wydatków stosuje się odpowiednio postanowienia podrozdziału 3.1.3 Zasad finansowania w ramach PO KL, zgodnie z którymi w przypadku dokonywania operacji w ramach PO KL w walutach obcych beneficjenci powinni w ramach prowadzonej działalności stosować kursy przeliczeniowe zgodne z obowiązującymi przepisami krajowymi dotyczącymi podatku dochodowego, podatku VAT oraz zasad prowadzenia rachunkowości (str. 82). W przypadku płatności bezgotówkowych dokonywanych w walutach obcych do przeliczeń walutowych należy stosować procedury dotyczące przeliczania wartości płatności gotówkowych dokonywanych w walutach obcych na złoty spisane i obowiązujące u beneficjenta, o ile nie uwzględniają one ujemnych różnic kursowych (dotyczy to w szczególności rozliczania płatności gotówkowych w ramach delegacji zagranicznych); w przypadku braku przedmiotowych procedur jako kurs przeliczeniowy należy przyjąć kurs sprzedaży waluty z dnia dokonania płatności zastosowany przez bank beneficjenta do realizacji transakcji (udokumentowany potwierdzeniem wystawionym przez bank lub wyciągiem bankowym).
Zatem Lider może dokonać refundacji wskazanej notą kwoty składając dyspozycję w banku na kwotę wyrażoną w Euro. W celu rozliczenia wydatków Partnera we wniosku o płatność Beneficjent rozlicza wydatki w jednym wierszu, powołując się na notę obciążeniową /zestawienie wydatków.
Pozostałe przypadki rozliczania wydatków partnera ponadnarodowego (np. refundacja w formie płatności gotówkowych) przedstawiono w podrozdziale 3.1.3 Zasad finansowania w ramach PO KL.
