IP zwróciła się do IZ z prośbą o wyjaśnienie następujących wątpliwości związanych z realizacją projektu z komponentem ponadnarodowym w przypadku gdy projekt uzyskuje 100% dofinansowania ze środków EFS i partnerzy ponadnarodowi nie korzystają z dodatkowych źródeł finansowania, a środki otrzymują od lidera (projektodawcy PO KL):
1. Czy w takiej sytuacji kwoty środków przeznaczone na realizację zadań przez partnera ponadnarodowego powinny być wykazywane w umowie o współpracy ponadnarodowej po stronie lidera (projektodawcy PO KL)?
2. Czy środki, które są przekazywane partnerowi przez polskiego lidera powinny być przedstawione w tabeli „Postanowienia finansowe” umowy o współpracy ponadnarodowej w budżecie lidera w złotych czy w budżecie partnera, a jeżeli w budżecie partnera to w złotych czy w euro?
3. Czy zaproponowany przez Beneficjenta system rozliczeń kosztów z partnerem ponadnarodowym jest właściwy?
Beneficjent zaproponował następujący system rozliczeń z partnerem ponadnarodowym:
Partner ponadnarodowy oddelegowuje swoich pracowników do wykonywania zadań zgodnie z projektem. Osoby oddelegowane podpisują z liderem projektu umowy cywilnoprawne na wykonanie tych zadań. Lider sporządza umowy w j. polskim oraz angielskim, a rachunki do umów zostają wystawione zgodnie z obowiązującym prawem podatkowym, natomiast wynagrodzenie zostaje przekazane bezpośrednio na konta danych osób. Wewnętrzne uzgodnienia pomiędzy pracodawcą a pracownikami odnośnie pomniejszenia wynagrodzenia zasadniczego o podpisaną umowę cywilnoprawną pozostają w kwestii wewnętrznej partnera ponadnarodowego. Lider przygotowując wniosek o płatność, przedstawia do danych pozycji budżetowych rachunek do umowy cywilnoprawnej oraz potwierdzenie zapłaty z konta bankowego projektu.
Synteza odpowiedzi IZ – pismo nr DZF-IV-82252-5??-MU/10, z 02.11.2010 r.
Ad. 1) W sytuacji kiedy współpraca ponadnarodowa w całości finansowana jest w ramach projektu PO KL, natomiast partnerzy nie wnoszą innych dodatkowych źródeł finansowania, kwoty środków przeznaczone na realizację zadań przez partnera powinny być wykazane w umowie o współpracy ponadnarodowej po stronie lidera.
Ad. 2) Środki na finansowanie kosztów realizowanych zadań przez partnerów ponadnarodowych w projekcie mogą być przekazywane przez beneficjenta do partnerów wyłącznie jako refundacja poniesionych wydatków. Zatem beneficjent (lider) składając wniosek o płatność do IP/IP2 przedstawia w tabeli Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem poniesione przez siebie wydatki.
Ponadto, zgodnie z zapisami Podrozdziału 7.2 Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL, w sytuacji kiedy umowa o współpracy ponadnarodowej przewiduje wyłącznie środki finansowe wnoszone przez projektodawcę/beneficjenta składającego projekt w ramach PO KL, możliwe jest wskazanie kwot w PLN.
Ad. 3) Nie jest właściwe postępowanie polegające na podpisywaniu przez lidera umów cywilnoprawnych bezpośrednio z pracownikami partnera. Takie rozwiązanie stanowi w opinii IZ PO KL zlecanie zadań, nie zaś realizację projektu w partnerstwie. Dodatkowo, w przypadku finansowania ze środków PO KL wydatków ponoszonych przez partnera zagranicznego, konieczne jest stosowanie przez tego partnera Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Wytyczne powinny bowiem obejmować wszystkie wydatki w ramach Programu. Poza tym jeżeli w realizowanym projekcie przyjmuje się przekazywanie środków w ramach PO KL to zarówno lider, jak i wszyscy partnerzy zobowiązani są do stosowania Zasad finansowania PO KL.
1. Czy w takiej sytuacji kwoty środków przeznaczone na realizację zadań przez partnera ponadnarodowego powinny być wykazywane w umowie o współpracy ponadnarodowej po stronie lidera (projektodawcy PO KL)?
2. Czy środki, które są przekazywane partnerowi przez polskiego lidera powinny być przedstawione w tabeli „Postanowienia finansowe” umowy o współpracy ponadnarodowej w budżecie lidera w złotych czy w budżecie partnera, a jeżeli w budżecie partnera to w złotych czy w euro?
3. Czy zaproponowany przez Beneficjenta system rozliczeń kosztów z partnerem ponadnarodowym jest właściwy?
Beneficjent zaproponował następujący system rozliczeń z partnerem ponadnarodowym:
Partner ponadnarodowy oddelegowuje swoich pracowników do wykonywania zadań zgodnie z projektem. Osoby oddelegowane podpisują z liderem projektu umowy cywilnoprawne na wykonanie tych zadań. Lider sporządza umowy w j. polskim oraz angielskim, a rachunki do umów zostają wystawione zgodnie z obowiązującym prawem podatkowym, natomiast wynagrodzenie zostaje przekazane bezpośrednio na konta danych osób. Wewnętrzne uzgodnienia pomiędzy pracodawcą a pracownikami odnośnie pomniejszenia wynagrodzenia zasadniczego o podpisaną umowę cywilnoprawną pozostają w kwestii wewnętrznej partnera ponadnarodowego. Lider przygotowując wniosek o płatność, przedstawia do danych pozycji budżetowych rachunek do umowy cywilnoprawnej oraz potwierdzenie zapłaty z konta bankowego projektu.
Synteza odpowiedzi IZ – pismo nr DZF-IV-82252-5??-MU/10, z 02.11.2010 r.
Ad. 1) W sytuacji kiedy współpraca ponadnarodowa w całości finansowana jest w ramach projektu PO KL, natomiast partnerzy nie wnoszą innych dodatkowych źródeł finansowania, kwoty środków przeznaczone na realizację zadań przez partnera powinny być wykazane w umowie o współpracy ponadnarodowej po stronie lidera.
Ad. 2) Środki na finansowanie kosztów realizowanych zadań przez partnerów ponadnarodowych w projekcie mogą być przekazywane przez beneficjenta do partnerów wyłącznie jako refundacja poniesionych wydatków. Zatem beneficjent (lider) składając wniosek o płatność do IP/IP2 przedstawia w tabeli Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem poniesione przez siebie wydatki.
Ponadto, zgodnie z zapisami Podrozdziału 7.2 Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL, w sytuacji kiedy umowa o współpracy ponadnarodowej przewiduje wyłącznie środki finansowe wnoszone przez projektodawcę/beneficjenta składającego projekt w ramach PO KL, możliwe jest wskazanie kwot w PLN.
Ad. 3) Nie jest właściwe postępowanie polegające na podpisywaniu przez lidera umów cywilnoprawnych bezpośrednio z pracownikami partnera. Takie rozwiązanie stanowi w opinii IZ PO KL zlecanie zadań, nie zaś realizację projektu w partnerstwie. Dodatkowo, w przypadku finansowania ze środków PO KL wydatków ponoszonych przez partnera zagranicznego, konieczne jest stosowanie przez tego partnera Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Wytyczne powinny bowiem obejmować wszystkie wydatki w ramach Programu. Poza tym jeżeli w realizowanym projekcie przyjmuje się przekazywanie środków w ramach PO KL to zarówno lider, jak i wszyscy partnerzy zobowiązani są do stosowania Zasad finansowania PO KL.
