Dot. stanowiska Konwentu Marszałków Województw RP z dn. 26 listopada 2012 r. skierowanego do IZ PO KL w sprawie zmiany zasad dotyczących kwalifikowania ujemnych różnic kursowych w projektach realizowanych w PO KL
Odpowiedź IZ PO KL – pismo nr DZF-IV-82252-1-IK/13, z dn. 4 stycznia 2013 r.
W ocenie IZ PO KL nie zachodzi konieczność zmiany przyjętych zasad dotyczących kwalifikowania wydatków. Uregulowania Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, jak również Zasady finansowania PO KL wykluczają bowiem powstawanie różnic kursowych jako wydatków. Wynika to z jednej z naczelnych zasad kwalifikowania wydatków przyjętej w ramach PO KL (podrozdział 3.1 sekcja 1 Wytycznych) mówiącej, że wydatki są kwalifikowalne, o ile są faktycznie poniesione. Dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub inny dokument ksiegowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty. Z tego względu za wydatek kwalifikowalny należy uznać fakturę lub rachunek zapłacony w wysokości na jaką opiewa.
Powyższego faktu nie zmieniają również przywołane w stanowisku Konwentu zapisy Zasad finansowania PO KL, iż na potrzeby rozliczeń wydatków we wnioskach o płatność przyjmuje się m.in., że w przypadku płatności bezgotówkowych dokonywanych w walutach obcych do przeliczeń walutowych należy stosować procedury dotyczące przeliczania wartości płatności gotówkowych dokonywanych w walutach obcych na złoty spisane i obowiązujące u beneficjenta, o ile nie uwzględniają one ujemnych różnic kursowych.
Jakkolwiek na podstawie Zasad finansowania PO KL beneficjentam dano możliwość księgownaia ponoszonych przez nich w projektach wydatków według obowiązujących przepisów prawa powszechnego oraz procedur stosowanych przez beneficjentów w ramach ich podstawowej działalności, to wynika to wyłącznie z faktu, że zamiarem IZ PO KL nie było zobowiązanie beneficjentów do przyjęcia innych zasad księgowania wydatków niż te, które stosowali dotychczas, zwłaszcza jeśli zasady te były zgodne z przepisami prawa powszechnie obowiązującego. Tym niemniej, w myśl Zasad finansowania PO KL w przypadku braku przedmiotowych procedur jako kurs przeliczeniowych należy przyjąć kurs sprzedaży waluty z dnia dokonania płatności zastosowany przez bank beneficjenta do realizacji transakcji.
W świetle powyższego, zapisy Zasad finansowani PO KL umożliwiają takie przyjęcie sposobu wyceny dokumentu księgowego w walucie obcej, aby była ona dokonana według kursu z dnia zapłaty (refundacji wydatków), co zapobiegłoby powstawaniu ujemnych różnic kursowych.
Podsumowując, Instytucja Zarządzająca nie widzi przeszkód, aby dokumenty księgowe otrzymywane przez beneficjentów PO KL w związku z realizowanymi przez nich projektami były wyceniane wg kursu sprzedaży waluty z dnia dokonania płatności zastosowanego przez bank beneficjenta do realizacji transakcji. Takie rozwiązanie zapobiegnie powstawaniu różnic kursowych, które mogłyby obciążać finansowo beneficjentów. Ponieważ wszyscy beneficjenci zobowiązani są utworzyć odrębny system księgowy albo odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem, IZ PO KL sugeruje, aby przy tej okazji beneficjenci wprowadzili także odpowiednie zmiany w polityce rachunkowości dotyczące wyceny dokumentów księgowych otrzymywanych w ramach projektu i wystawianych rachunków w walutach obcych.
Mamy nadzieję, że powyższe wyjaśnienia okażą się pomocne w rozwiązaniu problemów związanych z powstawaniem ujemnych różnic kursowych w projektach PO KL oraz zapobiegną generowani po stronie beneficjentów PO KL dodatkowych kosztów związanych z pokrywaniem tych różnic.
